Co robić, kiedy klient nie płaci
Nie musisz martwić się o niezapłacone faktury.
Poniżej przedstawiamy prostą procedurę, która pozwoli Ci skupić się na pracy i nie martwić się o płatności.
“Ustaw przypomnienia w kalendarzu, żeby od razu upominać się o należne płatność”
Spóźnione płatności odbijają się płynności finansowej, a kiedy musisz samodzielnie „uganiać się” za pieniędzmi, może to pogorszyć relacje z klientem. Są jednak proste sposoby usprawniające ten proces.
Określ warunki
We wszystkich umowach z klientami wyraźnie określaj warunki płatności. Normą jest okres 30 dni od wystawienia faktury i najlepiej jest nie rozpoczynać pracy bez podpisania umowy z klientem. Dobrze jest też umieścić na fakturze wysokość odsetek w przypadku nieterminowej płatności (zob. punkt „Nadal czekasz?” poniżej).
Zaplanuj przypomnienia
Jeżeli płatność nie wpłynie na Twoje konto w uzgodnionym terminie, należy jak najszybciej wysłać klientowi przypomnienie. Powinno ono być proste, uprzejme i uniwersalne, tak aby nie trzeba było za każdym razem pisać go od nowa. Oto przykład:
Szanowny Panie/Szanowna Pani (nazwisko klienta),
Pragnę zwrócić uwagę, że minął uzgodniony między nami termin płatności.
Data faktury: (wstaw datę oryginalnej faktury)
Nr faktury: (wstaw numer faktury)
Kwota faktury: (wstaw kwotę faktury)
Proszę o informację, kiedy mogę spodziewać się uregulowania należności.
Z góry dziękuję za odpowiedź.
Jeżeli masz dużo faktur, dobrze jest ustawić przypomnienia w kalendarzu, żeby móc upominać się o należne płatności, jak tylko ich termin zostanie przekroczony.
Wezwanie do zapłaty
Jeżeli przypomnienia (ani uprzejme rozmowy telefoniczne) nie skutkują, następnym krokiem jest wysłanie wezwania do zapłaty należności, najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Nadal czekasz?
Podjęcie kroków prawnych i zwrócenie się do firmy windykacyjnej powinny być ostatecznością, ale te czynności mogą pomóc, jeżeli określisz swoje warunki płatności na samym początku. W większości państw obowiązuje ustawowa wysokość odsetek od długów ustalana przez bank narodowy.